政府辦公自動化系統(tǒng)分析
政府辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)和解決政府機關內部辦公信息的處理與收集、流動與共享、實現(xiàn)科學管理的信息化系統(tǒng)，它利用高技術的手段提高政府內部辦公效率。隨著技術進一步的加快，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和發(fā)展，推進了政府部門的自動化，信息化，電子化。政府辦公自動化系統(tǒng)的目標是要以先進成熟的計算機和通訊技術為主要手段，建成一個滿足政府機關辦公自動化業(yè)務需要的辦公信息系統(tǒng)，使政府機關內部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，可以收到良好的社會效益。提供政府機關內部各處室之間計算機網(wǎng)絡之間的信息交換和公文交流，建立高質量、高效率、高速度的信息網(wǎng)絡，為領導決策和機關辦公提供服務，實現(xiàn)機關辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化。
一、功能介紹
政府辦公自動化系統(tǒng)軟件解決了政府機關日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控制性、提高企業(yè)運轉的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。辦公自動化系統(tǒng)提供信息化手段解決企事業(yè)單位、政府機關繁瑣的日常事務處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下而辦事效率低下等問題，實現(xiàn)單位內部各個崗位上的工作人員的協(xié)同交流，整合單位內、外各類信息系統(tǒng)和信息資源，實現(xiàn)通用日常辦公流程的高效管理，同時用戶通過系統(tǒng)提供的豐富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具體業(yè)務的辦公環(huán)境。
1.個人辦公
個人辦公主要是處理個人事務，包括電子郵件、活動安排、待辦文件、待辦事宜、公司資料、個人通訊錄等應用。電子郵件是用于收發(fā)一些重要的電子郵件，很重要一點就是處理自己郵件庫中的待辦或提醒要辦的文件。待辦文件是集中處理來自各工作流應用模塊中的批辦文件，如公文處理中的收、發(fā)文件等。待辦事宜是可以根據(jù)用戶設置的事件計劃表來提醒用戶將要準備辦理哪些事情。 個人資料是錄入個人信息，具有編輯、存儲、管理功能。
2.公文處理
公文處理系統(tǒng)為政府機關提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發(fā)文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并且文件辦理人員可以及時、清楚地了解文件當前運轉狀態(tài)，實現(xiàn)了流程跟蹤、監(jiān)控“智能化”的功能。收文處理：對網(wǎng)上各單位發(fā)送來的辦文按類別、單位、密級等進行分類登記，如果是“辦文”，則需由文秘部門送交分管領導進行文件批示處理，一些閱件則需呈領導閱。發(fā)文處理：可以起草公文和辦理公文。提供手工辦文與電子辦公的結合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。 督辦管理：對領導交辦或上級交辦的任務和有辦理期限的文件進行登記、督辦，提供文件辦理進程的跟蹤，提醒經(jīng)辦人注意時間的安排。信訪管理：為政府舉報投訴中心或辦公室提供對信訪件進行登記辦理和處理。
3.業(yè)務處理
業(yè)務處理可以督辦查辦相關事務，會議管理，車輛管理 ，信訪管理的登記，值班管理的登記與分配，固定資產(chǎn)管理，刊物采編，人事管理工作，工作簡報和領導講話的重要內容。由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進行安排管理。主要以一個月一次的局務會議為主，進行會議的組織、會議室安排、人員通知與確認、議題準備與討論、會議紀要等管理。配合會議管理，提供工作計劃的登記、審批和歸檔查詢。
4.檔案管理
文件管理查詢庫自動接受來公文管理系統(tǒng)中各類收文和發(fā)文文件文檔，并提供給大家提供一個公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業(yè)務管理，檔案管理系統(tǒng)保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、 移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所。“檔案管理”不僅可以與公文處理系統(tǒng)結合使用，處理已歸檔的收文、發(fā)文、簽報等文件，也可以獨立使用，用于登錄非公文處理系統(tǒng)處理的其他文件。其中包含的檔案借閱，提供對系統(tǒng)內人員借閱檔案的管理。
5.信息資料處理
信息處理提供質了公告欄里一些信息查詢數(shù)據(jù)庫的管理，用于登記一些部門內的信息，用于在網(wǎng)上發(fā)布。用于發(fā)布各種會議公告、通知、消息等，發(fā)布后的信息所有網(wǎng)絡用戶都可以查閱。資料處理包括處室資料、通訊錄等一些資料數(shù)據(jù)庫，用于登記一些與本單位相關的國家重要法律條文及本系統(tǒng)有關規(guī)定。提供一些重要領導講話、互聯(lián)網(wǎng)資料及一些報紙、雜志、圖書資料。
二、特點
自動化系統(tǒng)將電子郵件信箱作為發(fā)文、收文、檔案、活動安排、會議管理等辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解所需要處理的工作、而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)。
自動化系統(tǒng)能夠處理大量的復合文檔型的數(shù)據(jù)信息即"非結構化數(shù)據(jù)提供海量數(shù)據(jù)存儲支持協(xié)同工作和移動辦公全面提升系統(tǒng)和文件的安全性、實用行、易用行和靈活性。
自動化系統(tǒng)提供完善而科學的安全機制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性按照政府組織機構的基于崗位、角色、流程授權體系，平臺系統(tǒng)從整體到細節(jié)，徹底堅持網(wǎng)絡風格，甚至能實現(xiàn)與外網(wǎng)的全面打通，從而，讓軟件應用變得像上網(wǎng)一樣簡單。
自動化系統(tǒng)一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子部門相對獨立的信息空間。所以，OA辦公系統(tǒng)不僅要實現(xiàn)用戶角色和權限上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)用戶角色、權限和數(shù)據(jù)的四維管控，具備全面的門戶功能。而萬戶OA平臺的權限分配就能成功實現(xiàn)嚴密的分級設置模式，徹底實現(xiàn)真正的門戶應用。
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